DISEÑO DE OFICINAS

Todo lo que tienes que saber antes de empezar el diseño de tu oficina

Es muy importante tener en cuenta diferentes aspectos antes de comenzar con el diseño de tu oficina de manera que se relacionen con tu identidad corporativa y los diferentes aspectos que vamos a encontrar en ella.

El aforo puede ser determinante según el espacio del que se disponga. El espacio dentro del lugar de trabajo es muy importante por ofrecer comodidad y bienestar físico y mental de los trabajadores, además de la eficiencia y productividad. El espacio de la oficina puede afectar a la comunicación entre el equipo de empleados, ya que un buen diseño puede fomentar la interacción entre los trabajadores.

Se debe determinar el presupuesto, ya que es un aspecto clave a considerar en el diseño de una oficina porque ayuda a definir los límites de gastos y a tomar decisiones informadas sobre cómo se deben asignar los recursos disponibles.

El color es otro de los aspectos importantes antes de comenzar a diseñar tu oficina, ya que puede ayudar a tus empleados a mejorar la concentración y eficiencia en el ámbito laboral. Además, el color es uno de los aspectos determinantes para la percepción del tamaño del espacio que queda visible en la oficina.

Cuando hablamos de espacios en los que vamos a pasar muchas horas, la luz natural nos puede ayudar a reducir la fatiga y a mejorar el ambiente que se respira en el interior.

Una oficina es ante todo un lugar de trabajo, donde es necesario que los empleados puedan estar concentrados. Hay que intentar que el aspecto de la decoración sea inspirador, motivador e incluso relajante para trabajar.

Pero, ¿cuánto cuesta montar una oficina?

El coste de montar una oficina puede variar significativamente dependiendo de varios factores, como el tamaño de la oficina, la ubicación, el tipo de mobiliario, el equipamiento requerido, la finalidad, la cartelería…

La funcionalidad de la oficina es uno de los factores que más pueden hacer variar el presupuesto para su realización. Y es que no es lo mismo una oficina en la que se vaya a recibir a los clientes, que otra que solo se base en el ámbito laboral cerrado sin ubicaciones de descanso o dimensiones abiertas que den lugar a la creatividad.

El estilo que va a seguir la oficina es otra cuestión importante ya que una oficina al uso es más barata que una algo más futurista y centrada en la imagen de marca. En general, y dependiendo de muchos factores, el coste para montar una oficina sería de 800€ a 1200€ el m2.

¿Qué trámites burocráticos tengo que realizar para poder ejercer mi actividad?

En España, los trámites burocráticos necesarios para abrir una oficinapueden variar según el tipo de negocio y la ubicación, pero los trámites más comunes son:

Obtención del NIF: El Número de Identificación Fiscal (NIF) es necesario para cualquier actividad económica en España. Debes solicitarlo en la Agencia Tributaria.

Inscripción en el Registro Mercantil: Si tu empresa es una sociedad limitada, debes inscribirla en el Registro Mercantil. Este trámite se realiza en la oficina del Registro Mercantil correspondiente.

Licencias y permisos: Es posible que necesites obtener licencias y permisos específicos para tu negocio, dependiendo del tipo de actividad que se vaya a realizar. Por ejemplo, si tu oficina va a estar en un edificio de uso comercial, debes obtener una licencia de apertura del Ayuntamiento correspondiente.

Alta en la Seguridad Social: Debes dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social y obtener un número de afiliación.

Inscripción en el régimen fiscal correspondiente: Debes registrarte en el régimen fiscal que corresponda a tu actividad económica.

Obtención de permisos de obra: Si vas a realizar obras en el local donde se ubicará la oficina, debes obtener los permisos necesarios del Ayuntamiento correspondiente.

Contratación de servicios: Debes contratar los servicios necesarios para el funcionamiento de la oficina, como el suministro de agua, luz, teléfono, internet, etc.

¿Qué parte de tu oficina deberías cuidar más?

Por norma general las oficinas están divididas por departamentos, es imprescindible que todos cuenten con las mismas comodidades. Contar con un equipo de arquitectos de interiores te ayudará a crear espacios similares y homogéneos para cada departamento.

Toda oficina necesita un espacio donde los trabajadores puedan relajarse, desentenderse del trabajo durante un rato y charlar de sus cosas.

Si tu oficina cuenta con una parte exterior, mejor que mejor: podrás acondicionarla para que tus trabajadores puedan salir a tomar el aire y a descansar, este sería uno de los espacios de oficina más reclamados.

Lo más importante es que tus trabajadores consigan desconectar durante un rato: esto les ayudará a la hora de volver al trabajo ya que conseguirán ser mucho más productivos.

Finalmente, no olvides acondicionar una sala para comer. Recuerda que la hora de la comida está destinada al descanso de los trabajadores y es importante que se sientan a gusto.

Lo más importante es que todos los ambientes de tu oficina sean acogedores y bien cuidados. Lo último que quieres es que tus trabajadores se sientan agobiados ya que esto sólo hará que deseen irse cuanto antes.

En términos arquitectónicos, una de las partes de una oficina que deberías cuidar más es el sistema de iluminación. La iluminación adecuada puede mejorar significativamente la calidad de vida en el lugar de trabajo, reducir la fatiga visual y mejorar la productividad de los trabajadores.

¿Por qué reformar tu oficina?

La oficina es uno de los aspectos más importante de una empresa: esta tiene que estar acondicionada para que tus empleados puedan trabajar en un sitio adecuado, cómodo y agradable. Para saber por qué reformar tu oficina , hay que tener en cuenta que la oficina será lo primero que verán tus clientes y ya sabemos que la primera impresión es muy importante.

La oficina, es el espacio físico que actúa como herramienta de gestión y unión: tiene múltiples funciones por lo cual debe poderse adaptar a las necesidades de la empresa. Además, hoy en día es esencial que tu oficina cuente con un diseño atractivo y agradable: esto servirá para estimular la creatividad de tus empleados.

La necesidad de una mayor comunicación entre los trabajadores para fortalecer el trabajo en equipo y los continuos cambios para adaptarse a una economía que cada día plantea nuevos retos, ha provocado la desaparición de la organización por estatus dentro de la oficina. Es importante buscar nuevas formas de compensación para tus trabajadores. Lograr su bienestar es importante y una buena oficina influye mucho en esto.