Oficinas post-Covid: prepárate

Ya han pasado varios meses desde que el mundo entero se vio envuelto en la pandemia del COVID-19.

Poco a poco vamos retomando la normalidad o más bien creando una “nueva normalidad” en la que la población tendrá que convivir (al menos por un tiempo) con el virus, los nuevos rebrotes y quizás nuevas medidas restrictivas.

¿Cómo serán las oficinas a partir de ahora?

El concepto base desde el que se parte es adaptar las oficinas y convertirlas en sitios que generen confianza, capaces de garantizar a todos sus trabajadores una completa higiene y seguridad.

Empecemos por la zona de recepción. Este es uno de los espacios más expuestos al contacto con personas ajenas a la empresa y el primero que tendremos que reformar. Podremos contar por ejemplo con una mampara que ejerza el papel de barrera física entre el exterior y el personal que se encuentra trabajando en recepción. Habrá que reordenar y eliminar todo objeto susceptible de ser manipulado por varias personas (revistas, calendarios, bolígrafos, dispensadores de agua) e incorporar un dispensador de gel hidroalcohólico. También existe la posibilidad de habilitar salas de espera creadas a partir de cortinas de cristal en las que quienes tengan una reunión con los empleados de la empresa, podrán esperar sin tener que estar en contacto con las personas que entran y salen constantemente. Es posible además contar con alfombras que desinfecten el calzado que colocaremos en la entrada de nuestra oficina.

Los espacios comunes son los siguientes afectados y los que más cambios sufren. En estas zonas confluyen todas las personas que trabajan en la oficina en muy pocos metros cuadrados. Lo mejor, de ser posible, es ampliar el espacio para poder garantizar las distancias interpersonales o, bien implementar un horario de uso del aforo. Reordenar espacios para asegurar la seguridad de los trabajadores, colocar flechas en el suelo para indicar por dónde entrar o salir, usar material desechable son otras de las medidas que podemos tomar.

La reorganización del espacio interior de las oficinas dependerá de cómo estuviesen diseñadas anteriormente. Podemos afirmar con seguridad que los espacios comunes y abiertos desaparecerán a favor de las mamparas y separaciones de puestos de trabajo. Cada trabajador tendrá un sitio establecido para ejercer sus funciones, asegurándose la mínima interacción con el resto. Las flechas en el suelo indicarán el sentido en el que se debe caminar (un sistema que usan los sanitarios para evitar la propagación de patógenos). En el caso de que se tenga que trabajar por equipos, se pueden crear “espacios burbuja”, en los que solamente el equipo podrá trabajar, evitando así la contaminación del resto del personal de la oficina y minimizando el riesgo de posible infectados (de darse el caso de algún contagio).

En las salas de reuniones lo más recomendable será usar sillas extras que sirvan de separadores para mantener la distancia de seguridad. Además de tener un máximo de personas que puedan asistir a estas reuniones, se fomentarán las videoconferencias.

Por último, los espacios de higiene personal tendrán que adaptarse a las circunstancias, añadiendo dispensadores de jabón y grifos libres; otras posibles mejoras serán añadir puertas automáticas y una iluminación que se active sin necesidad de presionar interruptores.

Tendencias que como especialistas en diseño de espacios de oficinas observamos

1- Puesto de trabajo flexible

Esta nueva situación ha dado lugar a puestos de trabajo flexibles. Esto permitirá a los empleados trabajar desde cualquier parte de la oficina sin necesidad de tener un escritorio fijo. Todo dependerá de las necesidades de cada momento. Y no solo eso, si no que esto también se puede aplicar al teletrabajo, ya que cada vez más se verán puestos de trabajo de este tipo, en los que el empleado pueda trabajar desde cualquier lugar, incluso fuera de la oficina.

2- Necesidad de nuevos espacios esenciales para cualquier oficina

Se priorizarán espacios diferentes a los habituales y se crearán otros nuevos. Con el auge del teletrabajo y teniendo que hacer videollamadas que antes eran reuniones presenciales, se necesitarán soluciones para albergar a varias personas hablando por videollamadas al mismo tiempo y en el mismo espacio. Las cabinas individuales son una de las mejores soluciones para esto. Permitirán tener un espacio aislado y apartado al que poder recurrir cuando se necesite hablar sin molestar al resto de trabajadores.  

3- Reuniones distendidas en la cafetería… o en cualquier lugar

Con las oficinas convirtiéndose en un espacio totalmente multiusos, se necesitarán crear varios espacios de reunión diferentes, con las posibilidad de reunir a una o varias personas en un mismo sitio más apartado o aislado del resto, pero todo en un mismo lugar.

4- Salas grandes convertidas en pequeños espacios independientes

Las empresas grandes tendrán que practicar el distanciamiento social dentro de sus oficinas, lo que significa que es posible que tengan que distribuir a algunos empleados en diferentes ubicaciones. Esto conlleva que oficinas con salas muy amplias tengan que ser compartimentadas con elementos movibles y fáciles de montar y desmontar.

5- Digitalización de las oficinas

La digitalización de los espacios de trabajo ya era una realidad pre-pandemia, pero ahora se ha acentuado mucho más. Implementar tecnología innovadora proporciona lugares de trabajo más flexibles y además evita la transmisión de gérmenes al utilizar menos papel así como otros materiales. Algunas empresas de coworking ya han habilitado una tecnología robótica y sin contacto integral que ha atraído clientes. Por otro lado, tanto el acceso inteligente, como las salas de reuniones y recepciones ya están haciendo cambios para habilitar el sistema de acceso basado en la nube, el reconocimiento facial y el monitoreo de seguridad en tiempo real.

6- Desaparición del escritorio tradicional

Es probable que el escritorio tradicional no exista en los próximos años. Este será sustituido por tecnología portátil, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático así como el aumento de los espacios de trabajo conjunto, ya que ofrecen soluciones de infraestructura flexibles y también establecen precedentes para prácticas seguras y saludables. 

7- Generación de nuevas necesidades

Muchos coworking y oficinas están proporcionando servicios nuevos como gimnasios, cafés y guarderías. Muchas de estas necesidades han aparecido tras la pandemia. Estos nuevos servicios ayudarán a los trabajadores a poder realizar muchas de sus necesidades diarias de manera segura y en un mismo espacio sin necesidad de hacer grandes desplazamientos. 

8- Oficinas que empiecen a asemejarse a hospitales

Los expertos predicen que la mayor concienciación de la sociedad sobre las enfermedades contagiosas podría marcar el comienzo de un nuevo tipo de oficina, una que tenga elementos en común con un hospital. Uno de los principales cambios será empezar a pensar en elegir materiales que puedan soportar una limpieza intensa con productos cáusticos ya que, aunque parezca sorprendente, estos materiales más duraderos no son necesariamente más costosos que las alternativas que antes se podrían utilizar. Otro elemento de decoración que también se espera que cambie son las alfombras, que deberán tener algún tipo de solución para que tengan una barrera contra la humedad debido a que necesitarán soportar un lavado intenso con champú.

Un elemento un poco controvertido que también se espera que aparezca más en los espacios de oficinas son los lavabos. Al necesitar un lavado de manos más frecuente es probablemente que se empiecen a utilizar en recepciones o espacios comunes. Por último, se espera que a la hora de diseñar estos espacios tan valiosos, se tengan más en cuenta los pasillos y las rutas que realizan los trabajadores para ir de un lugar a otro de la oficina.

9- Mayor almacenamiento personal

Se necesitará tener más en cuenta el almacenamiento personal de los trabajadores a la hora de diseñar los espacios de oficina. Una buena opción sería utilizar casilleros para el almacenamiento de artículos personales y ropa durante los turnos.