Licencias necesarias para abrir tus oficinas en Madrid

Para cualquier emprendedor o empresario el establecer una oficina es un paso fundamental hacia el éxito de su negocio. En otras entradas del blog, nuestros temas principales han girado en torno a las ventajas del diseño de oficinas corporativas y del diseño de interiores para oficinas. Pero hoy vamos a hablar de las licencias necesarias para abrir una oficina, un tema que puede resultar muy confuso debido a la amplia y compleja regulación existente. Pero, a la vez es un tema al que prestar atención desde el primer momento, ya que cumplir con todas las regulaciones desde el principio te ahorrará tiempo, dinero, disgustos y dolores de cabeza a largo plazo. Una vez que hayas asegurado todas las licencias necesarias, estarás en el camino correcto para desarrollar tu negocio de manera exitosa y legalmente sólida.

En este artículo vamos a dar por sentado que tu negocio ya está en funcionamiento y tienes las licencias necesarias para el desarrollo de tu actividad. Por lo que a continuación os presentamos  las licencias y permisos principales requeridos para la obra y apertura de tu nueva oficina.

¿Qué licencias necesito para abrir mi oficina?

“Permiso de zonificación”

Este permiso es un aparte, o paso previo, al que debes de prestar atención antes de firmar un contrato de arrendamiento o comprar una propiedad para tu oficina. Debes asegurarte de que el lugar está zonificado para uso comercial. Cada área tiene regulaciones específicas sobre el uso de propiedades, por lo que es fundamental obtener un permiso de zonificación que permita operar tu tipo de negocio en esa ubicación.

Una vez confirmado el permiso de zonificación, el siguiente paso es saber si el local o edificio donde vamos a ubicar nuestra oficina tiene la licencia de actividad concedida anteriormente o no, y si esta licencia concedida engloba los usos y actividades que vamos a realizar. Si todo esto es afirmativo, y no se va a realizar obra, debemos realizar un cambio de titularidad de la licencia, y en caso de ser necesario, realizar el mantenimiento para la adecuación del edificio o local a lo expuesto en la licencia.

“Declaración responsable”

En caso de no estar en la situación anterior, tendríamos que realizar una “Declaración responsable”. Este es un documento (descárgalo aquí) en el que se manifiesta, bajo su responsabilidad, que se va a cumplir con los requisitos establecidos en la normativa vigente para obtener el reconocimiento de una licencia o permiso, con la documentación necesaria disponible para la Administración cuando le sea requerida, y que se compromete a mantener el cumplimiento de las anteriores obligaciones durante el período estipulado. Estos requisitos deben estar comunicados de manera expresa, clara y precisa.

En el caso de Madrid, sería necesaria la siguiente documentación:

• Impreso de declaración responsable (descárgalo aquí).
• Proyecto técnico que incluya:
  • Documento descriptivo suficiente de la actuación que se pretende.
  • Deberá incluir la descripción de la actividad y de las obras.
  • Planos o croquis.
  • Justificante de pago en lo casos que proceda:
    • Tasa por Prestación de Servicios Urbanísticos.
    • Impuesto sobre Construcciones, Instalaciones y Obras (ICIO).
    • Tasas por Utilización Privativa o Aprovechamiento Especial del Dominio Público Local.
    • Garantía por Gestión de Residuos de la Construcción.
    • Si las solicitudes se presentan en una ECU: documento acreditativo del abono del precio a la Entidad Colaboradora Urbanística (ECU) debidamente autorizada, de su elección.

Licencias necesarias para cumplir con la “Declaración responsable”

-Licencia de actividad-

La licencia de actividad es un documento que lo requiere cualquier local, oficina o despacho en el que se vaya a desarrollar algún tipo de actividad, ya sea comercial o de servicios. En el caso que nos atañe, en las licencias necesarias para oficinas, habría que especificar entre las siguientes:

• Oficina: Es la más general. En ella se engloban todos los usos de oficina que puedan hacer. Siempre que los empleados sean más de una persona. En esta ocasión es bueno detallar un sub-nombre para establecer más clara la actividad.
• Despacho profesional doméstico: Actividades profesionales que el usuario ejerce en su vivienda habitual, en las condiciones reguladas en el uso residencial, encuadrables en el uso de oficina o de otros servicios terciarios de atención sanitaria o higiénica a las personas. En ningún caso en los despachos profesionales domésticos pueden desarrollarse actividades comerciales.
• Despacho profesional privado: Actividad profesional que ejerce un usuario en un local, y no en su vivienda particular.

-Licencia de obra-

En el caso de que la oficina necesite ser reacondicionada, en el sentido de renovar la instalación eléctrica, fontanería o redistribución de los espacios, va a ser necesario que la concesión de esta licencia por parte de un técnico municipal. Dentro de la licencia de obra, se deben especificar las siguientes partidas:

• Dotación de iluminación, saneamiento, fontanería, agua caliente, calefacción o climatización y ventilación.
• Servicio higiénico para uso exclusivo del personal, el cual deberá ser adaptado excepto ciertas excepciones.
• Cuarto de basuras aislado comunitario o propio.
• En situaciones de plantas inferiores a la baja, baja y primera, podrán utilizar el mismo acceso de los edificios residenciales donde se ubiquen.

-Licencia de apertura o funcionamiento-

Otra de las licencias necesarias para oficinas, y para cualquier tipo de local, es la licencia de apertura. Esta licencia acredita que tu oficina reúne las características necesarias para llevar a cabo las actividades a las que se va a destinar, sin causar perjuicios a terceros. El Ayuntamiento del municipio donde se ubica la oficina es el encargado de conceder esta licencia, y va a depender de cada uno los requisitos necesarios. Estos requisitos atienden a aspectos técnicos, higiénicos, urbanísticos y medioambientales. Además distingue las actividades en calificadas y no calificadas según la nocividad, peligrosidad y las molestias que pueda causar a terceros.

-Comunicación de apertura del centro de trabajo-

Esta no es una de las licencias necesarias para oficinas, pero es un requisito indispensable para cualquier local u oficina que se abra. Siempre se ha de comunicar la apertura de un centro de trabajo, esta comunicación se debe efectuar previamente o, máximo, dentro de los treinta días posteriores a la apertura del centro de trabajo o reanudación de la actividad después de unas obras de importancia. Esto es debido a que la Administración debe tener constancia y controlar las condiciones laborales de los trabajadores respecto a la seguridad y la salud en el centro de trabajo. Esta comunicación contendrá datos de la empresa (nombre o razón social, NIF, actividad económica, etc.), los datos del centro de trabajo (dirección, número de trabajadores, superficie, etc.) y datos de producción y almacenamiento de trabajo.

Antes de iniciar tu aventura empresarial siempre es aconsejable buscar asesoramiento profesional, y más en esta clase de ámbitos, las licencias para oficinas, ya que las licencias necesarias van a depender de muchos factores. En esta entrada hemos querido hacer un pequeño resumen de las principales licencias que te pueden afectar, pero si quieres una información más amplia, no dudes en contactar con Paralelo Estudio. Te ayudaremos a estar al día de todas las licencias para que solo te tengas que preocupar de tu empresa.